Meta-Daten sind für den User normalerweise unsichtbare Zusatzinformaionen zu einer Webseite. Sie dienen dazu, Suchmaschinen oder anderen Computerprogrammen mehr Informationen zu einer Seite zu liefern, als diese normalerweise erkennen würden. So können in den Meta-Daten eine kurze Beschreibung der Site als auch Suchbegriffe eingegeben werden, unter denen die Seite nach Möglichkeit zu finden sein sollte. Es ist den Suchmaschinen überlassen, inwieweit sie diese Informationen tatsächlich auswerten, aber es hilft meistens, um seine Seite etwas besser in den Suchergebnissen auftauchen zu lassen. Allerdings sollten die Suchwörter nicht länger als 255 Zeichen sein, sonst wirkt sich das negativ aus. Zusätzlich kann Suchmaschinen das Indizieren der Site verboten werden. Auch hier gilt, dass es sich nur um eine Art "höfliche Bitte" handelt, technisch kann es nicht unterbunden werden. Die bekannten Suchmaschinen halten sich jedoch meistens an diese Angaben.

Unter "Community Mitglieder" > "Einstellungen für Neuanmeldungen" können die für die Registrierung erforderlichen Daten neuer User festgelegt werden. Das System erfordert grundsätzlich die Eingabe eines Benutzernamens und Passwortes, alle anderen Felder können hier nach Bedarf deaktiviert werden. Zusätzlich kann ein weiteres Eingabefeld definiert werden, das bei der Registrierung ausgefüllt werden muss. Die Bedeutung kann hier frei gewählt werden, möglich wären z.B. Vereinsnummer oder Name des Lieblings-Sportvereins. Ferner kann die Registrierung auf bestimmte E-Mail-Adressen eingeschränkt werden. Dadurch können beispielsweise nur User mit einer E-Mail-Adresse von "mycompany.com" erlaubt werden, also z.B. "foo@mycompany.com", aber nicht "foo@othercompany.com".

Unter "Community Mitglieder" > "Einstellungen für Neuanmeldungen" können E-Mail-Adressbereiche angegeben werden. Bei der Registrierung werden dann nur User zugelassen, die eine Adresse aus diesem Bereich angegeben haben. Dabei wird geprüft, ob die eingegebene E-Mail-Adresse mit den vorgegebenen Adressbereichen übereinstimmt, d.h. ob sie auf die angegebenen Zeichenketten endet. Wurde also "mycompany.com" eingegeben, so kann sich jeder registrieren, dessen E-Mail auf "mycompany.com" endet. Also "foo@mycompany.com" oder "foo@bar.mycompany.com", aber nicht "foobar@othercompany.com". Sollen Subdomains nicht erlaubt sein, so muss das @-Zeichen mit eingegeben werden, also z.B. "@mycompany.com". Mehrere Zeichenketten können durch ein Semikolon getrennt eingegeben werden.

Beim Statistik-Export (unter "Statistiken" > "Statistik-Export") wird in bestimmten Zeitintervallen eine E-Mail mit Aktivitätsdaten der User geschickt. Die E-Mail ist eine reine, Tabulator-getrennte Textdatei (also maschinell auswertbar), und enthält folgende Daten:

Gehen Sie auf "Community Mitglieder" > "Mitglieder verwalten" und suchen Sie nach dem Mitglied. Rechts neben dem Benutzer finden Sie die Option "Sperren". Einfach auf diesen Link klicken und der Benutzer ist gesperrt. Auf dem selben Weg kann das Konto wieder reaktviert werden. Diese Mal muss man an der selben Stelle "Entsperren" anklicken.

Im Profil des Users einfach auswählen, dass der Account wieder freigegeben ist (das Profil ist über "Community Mitglieder" > "Mitglieder verwalten" erreichbar).

Ein gesperrter User kann sich nicht mehr einloggen, und alle zugehörigen Weblogs können nicht angezeigt werden.

Unter "Community Mitglieder" > "Mitglieder verwalten" kann einem User eine Verwarnungs-E-Mail geschickt werden. Entweder kann eine der Vorlagen verwendet oder ein eigener Text geschrieben werden. Das {0} steht dabei für den Benutzernamen des Users, der später automatisch in die E-Mail generiert wird (d.h. der Benutzername kann auch mehrfach im Text aufgeführt werden, entweder direkt eingegeben oder über {0} später generiert).

Diese Entscheidung bleibt jedem Portal-Administrator selbst überlassen. Mögliche Gründe sind der Verstoß gegen Nutzungsrichtlinien oder die Verbreitung illegaler Inhalte. Aber auch ein in Bezug zur Portal-Community unpassendes Auftreten könnte ein Grund sein. Letztendlich liegt es im Ermessen des Portal-Administrators, Verstöße als solche festzustellen und zu ahnden.

Unter "Community Mitglieder" > "Mitglieder verwalten" bzw. > "Accounts für Mitglieder anlegen" gibt es die Möglichkeit, selbst neue Accounts anzulegen. Diese könnten später an andere verschenkt werden, so dass diese User sich nicht selbst um die Eingabe ihrer Daten kümmern müssen. Alternativ kann die Funktion auch zum Anlegen von eigenen Testaccounts dienen, so dass nicht immer die Registrierung durchlaufen werden muss. Die aufgeführten Felder entsprechen den für die Registrierung vorgegebenen Pflichtfeldern.

Zur weiteren Verarbeitung der User-Datenbank kann es wünschenswert sein, diese Daten in Text-Form zu bekommen. Daher gibt es die Möglichkeit die User-Daten zu exportieren ("Statistiken" > "Weitere Optionen" > "Statistik-Export"). Diese werden in einer CSV-Datei gespeichert und per E-Mail an den Administrator gesendet. Danach können sie beliebig weiterverarbeitet werden.

Nein, nicht jeder Betreiber eines Portals muss notwendigerweise seine Mitglieder zur Akzeptierung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen auffordern. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitglieder wissen, dass unakzeptable Inhalte im Sinne der bei 21Publish entfernt werden können und entsprechende Accounts sogar gelöscht werden können. In Zweifelsfällen suchen Sie bitte Rechtsberatung.

Vordefinierte Gruppen können durch den Portal-Administrator angelegt und anschließend durch Ihre Mitglieder genutzt werden. Das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern ist dem Administrator vorbehalten, ansonsten können die Gruppen von den Mitgliedern wie jede andere Lesergruppe auch verwendet werden. Die Mitglieder können also die Lesbarkeit ihrer Einträge auch unter Verwendung dieser vordefinierten Gruppen einschränken.